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- クローズドリストとは。
- 気持ちの上で線を引く。
- A5サイズのホワイトボード。
- 右側が空いているのに気がついた→クローズドした後を書けばいいじゃない。
- あとから思いついたタスクや、「あれやらなきゃ」は右側に書く。
- 使っているのはこんなの。
- 本日の教訓。
クローズドリストとは。
タスク管理の本を読むと、よく出てくるのが「オープンリスト」と「クローズドリスト」なることば。
「クローズ・リスト」とは……簡単に言うと、「ここまで!」というラインが引かれた仕事のリストです。 ラインの下には何も追加できません。 反対は「オープン・リスト」です。
原則5 「クローズ・リスト」を使う――“残業ばかりの悪循環”を根本から変える7つの原則より
簡単に言うと、「今日はこれをやろう」と決めたあとに、「あ、忘れてた」とか「ごめん、これ急ぎなんだけど」と頼まれた、といったタスクを追加するならそれはオープンリスト（追加可能）。
「今日はこれをやろう」と決めたら、何があっても今日はそれ以外にはタスクを追加しません、というのが「クローズドリスト」です。
――まあ、仕事をしていたら、人から言われた急ぎの仕事はなかなか断れませんけどね。
タスク管理の本でみんながみんな判で押したように言うのが、
「線を引け。クローズドにしろ。無制限にタスクを受け入れてたら終わらない」
ということです。
気持ちの上で線を引く。
100％クローズドにはできなかったとしても、少なくとも本来はここまでだった、とわかるようにするのが「タスクリストの一番下に、物理的に線を引く」こと。
たしか『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版』で読んだのが最初で、
横書きのリングノートにタスクリストを書き、一番下に赤で線を引く
という形のタスクリストをしばらく使っていました*1。
これなら、
「無限にタスクが増えていく」→「いつまでも終わらなくて疲れ果てる」
ということがなくなります。
少なくとも、どこから追加されたかはわかるので。
たった線1本ですが、この差は大きかった。
A5サイズのホワイトボード。
最初から今の使い方目的ではなかったんですが、簡単に持ち歩けるホワイトボードがあるといいな、と思って購入。
以前読んだ『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks』で、「ノートタイプのホワイトボード」というものを知りました。
繰り返し使えるのが便利でいいな、と思ってA4・20ページのものを買ったんですが、これは日々気楽に使うにはちょっと大きくて大げさ。
ノートや文具類をツールポックスに入れて家の中を移動するノマド状態の私は、ボックスに入るA5サイズの、見開きだけのホワイトボードを買い足しました。
プランナーを使い始めた時に、「とりあえず頭の中に浮かんでいるタスクを書き出す」用になりました。
右側が空いているのに気がついた→クローズドした後を書けばいいじゃない。
写真は、購入直後に撮ったもの。この時は左しか使っていませんでした。
個人が1日にするタスクの量なんて、左スペースだけで充分ですから。
プランナーを書きはじめてしばらくした時に、開いたホワイトボードを見てひらめきました。
「追加したくなったタスクを右に書けばいいんじゃない？」
その他、思いついたこともとりあえず書いておけます。
注意力散漫な私の場合、作業中に思いついた
「〇〇しなきゃ」
とか
「〇〇について調べたい」
にそのまま突入してしまい、脱線、ということがよくあるんですね。
それを防ぐために
「思いついたことをとりあえず書くノート」
を勧めている本がありました。
いきなりやらずに、とりあえず書く。
「コーヒー飲みたい」とかでもまず書く。
そうすると落ち着いて、脱線しにくくなる、というものでした。
あとから思いついたタスクや、「あれやらなきゃ」は右側に書く。
そう決めただけで、ずいぶん脱線が減りました。
線こそ引きませんが、左は今日やること、右は今日の予定を決めた（＝クローズドした）あとに書いたこと。
一目瞭然なので、あたふたすることがなくなりました。
これは、我ながらいいひらめきでした。
使っているのはこんなの。
8月にAmazonで買ったんですが、同じものは取扱終了のようです。
同じような状態でお困りの方は、よろしければお試しください。
*1:本でのおすすめはモレスキン リポーター クラシック ハード 横罫 ポケット QP511 黒だったのですが、私はもっとお手頃なノートを使い、「なんちゃってリポーター」と呼んでいました
