先日、こんな本を読みました。
働く主婦向けの本を出し続けているEmiさんが、時間の使い方をテーマに書いた最新刊。
その中に、「これはいいな」と思ったことがあったのでご紹介します。
メールやLINEは「返信する時間がある時」に開く
これ、意外に盲点だと思います。
通知が来たから、赤い数字アイコンが出ているから、ちょっと手が空いたから、と何となく見てしまいがち。
仕事の場合は、あさイチにとりあえずメールチェックすることも多いですよね。
これを、「返信できる時間まで置いておく」。
最初は辛いと思いますが、慣れればかなり時短になります。
――なぜなら、「一発で仕留める」ことにつながるから。
「一発で仕留める」とは。
以前も書いていました。
www.yasuko659.com
私の造語だと思うんですが、元ネタはある本にあったもの。
「二度手間を避けましょう」ということです。
メールを開いて読んで、その場では返信できないから
「後で時間がある時にしよう」
といったん閉じる。
その後、時間ができた時にまた開いて、結局読み直すことになってしまいます。
これもひとつでカットできる時間は微々たるものかもしれませんが、積重ねると1年で大きな差が出るはず。
愛想よく見える返信のコツ。
Emiさんはこんなことまで書かれていました。
※すみません、引用ではなく記憶で書くので表現などは少し違います。
要件だけ書くと、無愛想に見えるかな、と気になるもの。
それでいろいろ書いて、時間がかかった……というのはみなさんご経験があると思います。
以下のテクニックを使うと、「感じ悪い」「要件だけ書いてて冷たい」という印象を避けられます。
1️⃣最初のあいさつは愛想よく。
2️⃣要件は箇条書きでまとめる。
3️⃣締めくくりも思いやりのある言葉で。
つまり、要件をあいさつでサンドイッチしてしまうのだそう。
こうすると、全部に気を使わずに済むし、要件は箇条書きでササッと書けるので時短になります。
もちろん、このテクニックはメールだけではなく、LINEでも使えるそうですよ。
まだまだ、工夫できるところは残っている。
ふだん何気なくやっていることを見直すと、まだまだカットできるところが出てきそうですよね。
私自身もやってみて効果があったものは、ここで報告したいと思います。
心意気は「その1秒をけずりだせ！」*1なので。
*1:東洋大学駅伝部のスローガン
